Una nueva entrada... ¿luego de dos semanas? Sí, el problema fue mi falta de organización en el tiempo, lo que provocó que 'se pasaran rápido los días'. Ahora, se imaginan a un emprendedor llegar tarde a una cita con quien podría haber financiado su proyecto. O un tesista que no presenta uno de sus capítulos a tiempo porque no tomó en cuenta el periodo que tardaría en recoger las muestras y analizarlas.
El tiempo es un factor primordial en la gestión de proyectos, pues están limitados por una o varias fechas de entrega que hay que respetar y cumplir. Por ello, es importante tener un cronograma de actividades que permitirá organizar, ejecutar y monitorear todas las tareas relativas a la estrategia del plan de trabajo.
Los cronogramas se realizan durante la última etapa de la planificación de un proyecto, cuando ya se han definido los objetivos que se pretenden alcanzar, los recursos a utilizar y los gastos iniciales.
Pueden ser definido como una suma de pequeñas metas a corto y mediano plazo, lo que permite hacer una proyección razonable de los tiempos de consecución del proyecto. Si el plan es tener dos entrevistas en un periodo de tres semanas, lo razonable sería que en la primera semana se hayan acordado y al cabo de las días restantes se realicen los encuentros.
Aunque eso sí, no importa que un cronograma no se cumpla a la perfección. De hecho, por lo general están elaborados con la intención de orientar, por lo que puede sufrir cambios antes, durante o después de la ejecución de las tareas allí descritas.
Quizás el cronograma más utilizado es el conocido como Cronograma de Gantt. El cual está desarrollado y popularizado por el ingeniero Henry Gantt, y trata de una herramienta gráfica que relaciona las actividades proyectadas con el tiempo estimado para su realización. Para ello, se basa en la proyección continua de una time line (línea de tiempo) que marca la consecución de los objetivos.
El Diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que permite modelar y gestionar las tareas relativas a un proyecto a través de la calendarización de las mismas. Su construcción no requiere de mayor complejidad y resultan muy útiles y eficaces en las etapas iniciales de planificación para tu proyecto.
Este tipo de organización muestra el comienzo y el final de las diferentes actividades que conforman el proceso y está compuesto por un eje en el que se muestran las tareas del proyecto y otro eje para la línea de tiempo que marca los plazos del proceso.
Y si quieres iniciar un cronograma, debes realizar lo siguiente:
1. Recopilar la información clave para elaborar el cronograma: la fecha de inicio y fin o las entregas pactadas, e identificar los posibles obstáculos y limitaciones que puedas encontrarte.
2. Identificar y definir las actividades: determinar qué actividades se llevarán a cabo para elaborar el proyecto y el grado de prioridad de cada una.
3. Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades dependen de otras, mientras que otras tareas pueden desarrollarse simultáneamente y otras que no.
4. Establecer los recursos necesarios para cada actividad, tanto personales, materiales como económicos.
5. Una vez definida cada tarea, es el momento de calcular el tiempo de duración.
6. Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del proyecto debe responsabilizarse de una serie de actividades, según su naturaleza.
7. Una vez elaborado el cronograma, debe ser revisado constantemente y mejorado siempre que sea posible.
¿Conoces otras herramientas que nos ayuden a planificar mejor nuestro proyecto o idea de negocio? Si es así, coméntanos cuál es. Apóyanos a desarrollar más instrumentos que faciliten estas actividades.
